A menudo nos encontramos con la pregunta de “¿por cuánto tiempo tenemos que resguardar la contabilidad?”, para resolver esta duda nos remitiremos a las disposiciones fiscales vigentes al día de hoy.
Primero que nada hay que entender que integra la contabilidad para efectos fiscales; conforme al segundo párrafo del Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF) nos encontramos con lo siguiente:
Se integra por los libros.
Sistemas y registros contables.
Papeles de trabajo.
Estados de cuenta.
Cuentas especiales.
Libros y registros sociales.
Control de inventarios y métodos de valuación.
Discos y cintas o cualquier medio procesable de almacenamiento de datos.
Los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
Además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos.
Así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales.
La que acredite sus ingresos y deducciones.
Y la que obliguen otras leyes.
En el caso de personas morales, la fracción III del Artículo 158 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (LGSM) nos indica que los administradores son solidariamente responsables con la sociedad de la existencia y mantenimiento de los sistemas de contabilidad, control, registro, archivo o información que previene la Ley.
Conforme al Artículo 30 del CFF, las personas deberán conservar en su domicilio fiscal a disposición de la autoridad, la contabilidad, así como, toda documentación relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, deberán conservarse durante un plazo de 5 años contados a partir de la fecha en que se presentaron las declaraciones con ellas relacionadas.
Con base a esta información nos podemos encontrar con diferentes situaciones, siendo las más comunes:
🔸 Declaraciones de impuestos con efectos acumulativos: Tratándose de impuestos con efectos acumulativos, siendo el más relevante el Impuesto Sobre la Renta (ISR), el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en que se presente la última declaración del ejercicio, esto debido a que dicho impuesto no se presenta mediante declaraciones definitivas, si no, mediante declaraciones provisionales y se da cierre a la obligación con una declaración del ejercicio.
🔸 Amortización de pérdidas fiscales: En el caso de las amortizaciones de pérdidas fiscales es necesario conservar la documentación comprobatoria de dichas pérdidas fiscales durante el plazo de los 5 años contados a partir del día en que se presente la última declaración del ejercicio en que se haya efectuado la amortización de dichas pérdidas , debido a que la autoridad podrá solicitarnos dicha información con fundamento en el quinto párrafo del Artículo 30 del CFF.
🔸Depreciaciones y amortizaciones: En este caso la documentación comprobatoria deberá conservarse 5 años contados a partir del día en que se haya presentado la última declaración en que están hayan efectuado deducciones por estos conceptos.
🔸 Liquidaciones: En este caso nos tenemos que remitir al Artículo 245 de la LGSM, el cual nos menciona que los liquidadores mantendrán en depósito, durante diez años después de la fecha en que concluya la liquidación, los libros y papeles de la sociedad. En algunos casos este plazo se podrá reducir a 5 años siempre y cuando cumpla con ciertos requisitos entre los cuales se encuentran:
Esté conformada exclusivamente por socios o accionistas que sean personas físicas.
No se encuentre realizando operaciones, ni haya emitido facturas electrónicas durante los últimos dos años.
Esté al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social.
No sea una entidad integrante del sistema financiero, en términos de la legislación especial aplicable.
Aunque las disposiciones fiscales nos permiten conservar las contabilidad y toda información que la integre, si nos remitimos al Código de Comercio, éste en su Artículo 38 obliga al comerciante a conservar debidamente archivados, los comprobantes originales de sus operaciones, en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, de tal manera que puedan relacionarse con dichas operaciones y con el registro que de ellas se haga y deberá conservarlos por un plazo mínimo de 10 años; así mismo, en su Artículo 49 los obliga a conservar por el mismo plazo los originales de aquellas cartas, telegramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos en que se consignen contratos, convenios o compromisos que den nacimiento a derechos y obligaciones.
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